遺族が喪に服する期間のことを喪中といい、普通は亡くなってから一周忌が過ぎるまでの1年間です。喪中はがきは、その年に家族など身内が亡くなって喪中のために新年の年賀状を出さないことのお詫びの挨拶状です。これは年賀欠礼状とも呼ばれています。

はがきを送るのは、毎年年賀状を送っている人に対してです。また、故人が生前に年賀状のやり取りをしていた人で亡くなったことを知らない場合には家族から送る必要があります。このときには生前の感謝の気持ちも添えるようにするといいでしょう。

時間的に余裕があれば、その年の11月末頃までに届くように送ります。12月半ばからは年賀状の受付が始まります。年賀状の準備をしてしまう前にはお知らせをする必要があるので、遅くても12月初旬までには届くようにします。一般的に喪中はがきを出すのは故人が二親等以内の親族で、同居しているか同居に準ずると判断した場合が多いと言われています。時期が来てはがきを準備する際に葬儀に来てくれた方にも出す必要があるかどうかに悩む人もいるようです。葬儀に参列した場合は香典返しなどに挨拶状が添えられているので、あえてその必要はないとされています。けれども、年賀状のやり取りをしている人であれば、葬儀の参列の有無にかかわらずはがきは出すほうが失礼にはあたらないでしょう。